Forfait ou facture récurrente : facturer une mission longue

Une mission de six mois, facturée à la livraison, c'est six mois sans rentrée d'argent, puis une seule facture dont le moindre retard met tout en péril. Une mission longue se facture en plusieurs fois. Encore faut-il choisir la bonne forme, et que chaque facture reste irréprochable.

Trois façons de facturer une mission qui dure

• Le forfait : un prix global pour un résultat défini, un site, une étude, un chantier. Vous facturez par étapes : acompte, jalons, solde.
• Le temps passé : un prix par jour ou par heure. Vous facturez régulièrement, en général chaque mois, le temps réellement consacré.
• L'abonnement : la même prestation, au même prix, à intervalle régulier : maintenance, accompagnement, cours, location. Une facture chaque mois, chaque trimestre ou chaque année.

Le forfait : acompte, jalons, solde

Le devis fixe le prix et, idéalement, le calendrier de paiement : par exemple 30 % à la commande, 40 % à la validation d'une étape, le solde à la livraison. Chaque versement demandé avant la fin donne lieu à une facture d'acompte, avec son propre numéro dans la suite de vos factures. La facture de solde reprend l'ensemble de la prestation et déduit les acomptes déjà facturés.

Le temps passé : une facture par période

Chaque mois, vous facturez les jours effectués, en indiquant la période couverte et, si possible, un relevé des jours en annexe. La loi autorise une facture récapitulative pour plusieurs opérations réalisées au cours d'un même mois civil, à condition de l'émettre au plus tard à la fin de ce mois.

L'abonnement : une vraie facture à chaque fois

Une facture récurrente n'est pas une copie de la précédente. Chacune est une facture à part entière, avec son propre numéro, la suite de la précédente, sa date d'émission et sa date d'échéance. Indiquez la période couverte dans la désignation, par exemple « Maintenance du site, octobre 2026 » : c'est la date de la prestation, une mention obligatoire.

Deux erreurs reviennent souvent : dupliquer une ancienne facture en oubliant d'en changer la date ou le numéro, et facturer l'année entière d'avance quand le client paie au mois. Dans ce dernier cas, c'est bien un échéancier de paiement, pas douze factures.

La TVA suit l'encaissement pour les services

Si vous facturez la TVA, pour une prestation de services elle devient exigible à l'encaissement, sauf option pour les débits : un acompte encaissé rend exigible la TVA correspondante, même si la prestation n'est pas terminée. Pour une vente de biens, c'est la livraison qui compte.

Le contrat fait le reste

Une mission longue mérite un contrat qui prévoit ce qui arrive en cours de route : la révision du prix, par exemple une fois par an, la durée, la résiliation et son préavis, ce qui se passe si le client suspend le projet. Ce sont ces clauses qui vous permettent de facturer le travail déjà fait si la mission s'arrête avant la fin.

Dans Kinvo

Depuis un devis accepté, « Facturer un acompte » crée une facture d'acompte en pourcentage ou en montant, autant de fois que nécessaire ; « Facturer le solde » reprend le devis et déduit les acomptes. Pour un abonnement, une facture devient récurrente d'un clic : chaque semaine, mois, trimestre ou année, Kinvo la prépare avec la fiche client à jour et un nouveau numéro, ou l'envoie lui-même si vous activez l'envoi automatique. Les relances suivent chaque facture.