Devis et facture : quelles différences ?

Devis, facture, bon de commande. Ces documents commerciaux se ressemblent, mais leurs fonctions juridiques n'ont rien à voir. Voici de quoi ne plus les mélanger.

Qu'est-ce qu'un devis ?

Un devis est une proposition commerciale. Il décrit les prestations ou produits proposés, avec leurs prix. Tant qu'il n'est pas signé par le client, il n'a pas de valeur contractuelle.

Une fois signé, il devient un engagement entre les deux parties. Le prestataire s'engage à réaliser la prestation au prix indiqué, le client s'engage à payer.

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document comptable obligatoire qui atteste d'une transaction réalisée. Elle est émise après la livraison du bien ou l'exécution de la prestation.

Contrairement au devis, la facture est une obligation légale. Vous devez la conserver pendant 10 ans.

Les différences clés

Valeur juridique

• Devis : proposition sans engagement, sauf s'il est signé.
• Facture : document comptable légalement obligatoire.

Moment d'émission

• Devis : avant la prestation, en phase commerciale.
• Facture : après la prestation, en phase comptable.

Obligation

• Devis : obligatoire dans certains secteurs (BTP, déménagement, auto, santé) ou au-delà de certains montants.
• Facture : obligatoire pour toute transaction B2B et toute vente B2C au-delà de 25 €.

Ce que doit contenir un devis

Le devis est moins encadré que la facture, mais il n'est pas libre pour autant. Il doit comporter :

• La mention "Devis" et un numéro qui lui est propre
• La date d'émission et la durée de validité de l'offre
• Votre identité complète et celle du client
• Le détail des prestations, ligne par ligne, avec quantités et prix unitaires
• Le total HT et TTC, ou la mention de franchise de TVA si vous n'y êtes pas assujetti
• Les conditions de paiement et les modalités d'exécution

Prévoyez aussi un espace pour la mention manuscrite "Bon pour accord", la date et la signature du client. C'est cette signature qui fait basculer le document de la proposition à l'engagement.

La durée de validité, un détail qui compte

Un devis sans date limite vous engage indéfiniment sur un prix. Si vos coûts augmentent, ou si le client revient six mois plus tard, vous êtes tenu par le montant annoncé. Une durée de validité de 30 à 90 jours est la pratique courante et vous protège.

Cette date joue aussi un rôle commercial : un devis qui expire donne une raison naturelle de relancer, sans avoir l'air d'insister.

Le devis est-il payant ?

En principe le devis est gratuit, et c'est ce que le client attend. Vous pouvez toutefois le facturer s'il demande un travail d'étude réel, par exemple un déplacement ou un chiffrage détaillé. Dans ce cas, vous devez avoir informé le client du coût avant de commencer. Beaucoup de professionnels déduisent ensuite ce montant de la facture finale si le devis est accepté.

Comment passer du devis à la facture ?

Le processus idéal est simple :

1. Vous créez un devis et l'envoyez au client
2. Le client accepte le devis (signature, email, bon de commande)
3. Vous réalisez la prestation
4. Vous convertissez le devis en facture en un clic

Avec Kinvo, cette conversion est automatique : un clic sur "Convertir en facture" et toutes les informations du devis (client, lignes, montants) sont reprises dans la facture.

En résumé

Le devis est votre outil commercial, la facture est votre outil comptable. Les deux sont complémentaires et indispensables pour une gestion saine de votre activité.