Combien de temps faut-il garder ses factures ?

« Dix ans », c'est la réponse qu'on trouve partout, y compris sur ce blog. Elle est incomplète. Il existe deux durées, elles ne partent pas du même jour, et la forme sous laquelle vous gardez vos documents compte autant que le délai. Voici ce que la loi demande vraiment.

Deux durées, pas une

Le Code de commerce impose de conserver les pièces comptables dix ans à compter de la clôture de l'exercice (article L123-22). Les factures que vous émettez comme celles que vous recevez en font partie.

Le Livre des procédures fiscales retient six ans pour les documents sur lesquels l'administration peut exercer son droit de contrôle (article L102 B). C'est ce délai que vous croiserez dans les articles qui parlent de TVA ou de contrôle.

Les deux coexistent et le plus long l'emporte en pratique. Garder dix ans vous met à l'abri des deux. Garder six vous expose côté comptable.

À partir de quand court le délai

C'est le point que presque personne ne vérifie. Le délai comptable ne part pas de la date de la facture, mais de la clôture de l'exercice qui la contient.

Une facture du 15 mars 2026, dans une entreprise dont l'exercice se termine le 31 décembre, se conserve donc jusqu'au 31 décembre 2036, et non jusqu'au 15 mars 2036. L'écart atteint presque un an, toujours dans le sens de la prudence.

Le délai fiscal de six ans part, lui, de la dernière opération inscrite sur le registre, ou de la date à laquelle la pièce a été établie.

Ce qu'il faut garder en plus des factures

La facture n'est pas seule. Les bons de commande, de livraison et de réception sont aussi des pièces justificatives comptables, avec le même délai de dix ans.

D'autres documents relèvent de durées plus courtes. Les contrats commerciaux et la correspondance commerciale, papier ou électronique, se conservent cinq ans, les relevés bancaires également. Un contrat conclu en ligne avec un particulier à partir de 120 € se garde dix ans à compter de la livraison.

Les factures reçues comptent autant que les factures émises. C'est l'oubli le plus fréquent chez les indépendants, alors que ce sont précisément celles qui justifient vos charges.

Sous quelle forme

Une facture reçue par voie électronique se conserve sous forme électronique. L'imprimer et jeter le fichier n'est pas de l'archivage : vous perdez ce qui fait la valeur du document d'origine.

Une facture papier, elle, reste valable sur papier pendant toute la durée. La numériser pour ne garder que le fichier est possible, mais soumis à des conditions techniques précises sur la fidélité de la copie. Si c'est votre intention, faites valider la méthode par votre expert-comptable avant de vous séparer des originaux.

Ce que la facturation électronique change

Avec la réforme, une facture entre entreprises françaises est émise, transmise, reçue et conservée par l'intermédiaire d'une plateforme agréée, ou d'une solution compatible raccordée à l'une d'elles. La conservation entre dans le circuit au lieu de reposer entièrement sur votre disque dur.

Cela ne vous dispense pas de savoir où sont vos documents et jusqu'à quand ils y resteront. Un prestataire conserve pendant une durée qu'il définit, qui n'est pas forcément les dix ans du Code de commerce. La question se pose avant d'en dépendre, pas après.

Un point technique mérite attention. Une facture au format Factur-X est un PDF/A-3, c'est-à-dire un PDF conçu pour l'archivage, avec les données structurées attachées à l'intérieur. Conserver ce fichier revient à conserver les deux. Le réenregistrer dans un autre format, ou l'imprimer, casse cette propriété.

Si vous ne les avez plus

Le risque n'a rien de théorique. En cas de contrôle, une charge sans justificatif se réintègre, et la TVA déduite sur une facture que vous ne pouvez pas produire est remise en cause. C'est la logique de la numérotation appliquée à l'archivage : ce que vous ne pouvez pas montrer n'existe pas.

Si un document manque, ne le reconstituez pas. Demandez un duplicata à votre fournisseur, qui avait lui aussi l'obligation de le conserver.

Ce qu'il faut retenir

Dix ans à compter de la clôture de l'exercice pour les factures, émises comme reçues, six ans côté fiscal, et le plus long l'emporte. Les bons de commande et de livraison suivent le même sort. Une facture née électronique se garde électronique. Et si vous comptez sur un outil pour archiver à votre place, vérifiez d'abord sur quelle durée il s'engage.

Le réflexe qui coûte le moins cher est de sauvegarder le dossier ailleurs que sur l'ordinateur qui l'a créé. Dix ans, c'est plus long que la durée de vie d'un disque dur.