Corriger une facture : brouillon et avoir
Tant qu'une facture est un brouillon, elle se modifie librement. Une fois émise, elle ne change plus : on l'annule par un avoir, puis on en émet une nouvelle.
En bref
- Un brouillon se modifie depuis le menu ⋯, « Modifier ».
- Une facture émise ne se modifie ni ne se supprime : c'est la loi.
- Menu ⋯, « Créer un avoir » : l'avoir annule la facture entière.
- Si la facture était payée, l'avoir porte ensuite « Enregistrer le remboursement ».
Corriger un brouillon
Un brouillon n'a pas encore été émis : ouvrez le menu ⋯ de la facture et choisissez « Modifier ». Tout se change, le client comme les lignes.
Un brouillon devenu inutile peut être supprimé, par un administrateur du compte, s'il porte le dernier numéro de la série : la numérotation reste ainsi sans trou. Sinon, réutilisez-le : modifiez-le, puis émettez-le.
Pourquoi une facture émise ne se modifie pas
Une facture émise a pu partir chez votre client, entrer dans sa comptabilité et dans la vôtre. La règle est donc de ne jamais la réécrire, mais de l'annuler par un document qui la cite : l'avoir. Les deux restent lisibles, et chacun peut retracer ce qui s'est passé. Kinvo applique cette règle sans exception.
1. Créer l'avoir
Dans l'écran Factures, ouvrez le menu ⋯ de la facture fautive et choisissez « Créer un avoir ». Kinvo explique ce qui va se passer, selon que la facture a été payée ou non, puis demande confirmation.
L'avoir reprend toutes les lignes de la facture. Il reçoit son propre numéro (AV0001, AV0002…) et la facture passe au statut Annulée : elle sort de votre chiffre d'affaires. L'avoir annule la facture entière ; pour une erreur sur une seule ligne, émettez ensuite une nouvelle facture juste.
2. Envoyer l'avoir
Votre client doit le recevoir, comme la facture qu'il annule : menu ⋯ de l'avoir, « Envoyer par email ».
3. Rembourser, si la facture était payée
Une facture payée puis annulée crée une dette envers votre client. Soit vous le remboursez, soit vous convenez avec lui d'un avoir à valoir sur une prochaine commande.
Quand l'argent est rendu, ouvrez le menu ⋯ de l'avoir et choisissez « Enregistrer le remboursement » : date du remboursement, montant (un remboursement partiel est accepté) et mode de règlement. Il s'inscrit dans vos encaissements comme une sortie d'argent, à sa date.
4. Émettre la facture corrigée
Créez une nouvelle facture, juste cette fois : elle prendra le numéro suivant (voir Créer et envoyer une facture).
Bon à savoir
- Un avoir ne s'annule pas par un autre avoir, et une facture déjà annulée ne peut pas l'être deux fois.
- Une erreur sur un encaissement, et non sur la facture, se corrige dans Paiements : voir Enregistrer un paiement.
Des factures justes, sans rature
Kinvo applique les règles de la facturation pour vous, avoir compris.
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