Devis, acompte et facture de solde
Un devis accepté devient une facture en un clic. Entre les deux, vous pouvez demander un ou plusieurs acomptes : Kinvo les déduit de la facture de solde.
En bref
- Écran Devis, « + Nouveau devis » : la même fenêtre qu'une facture.
- Envoyé par e-mail, le devis porte deux boutons : « Accepter le devis » et « Refuser ».
- Sur un devis accepté, le menu ⋯ propose « Facturer un acompte » et « Convertir en facture ».
- La facture de solde déduit les acomptes déjà facturés.
1. Créer le devis
Ouvrez Devis, puis « + Nouveau devis ». La fenêtre est celle d'une facture : client, dates, TVA, lignes, remise (voir Créer et envoyer une facture). Les devis ont leur propre numérotation : DEV0001, DEV0002…
Leur statut se lit dans la liste : Brouillon, Envoyé, Accepté ou Refusé. Contrairement à une facture, un devis reste modifiable.
2. L'envoyer et recevoir la réponse
« Enregistrer & Envoyer » adresse le devis à votre client, PDF joint, avec deux boutons : « Accepter le devis » et « Refuser ». Votre client répond en ligne, sans créer de compte. Kinvo vous prévient par e-mail, et le devis passe à Accepté ou Refusé.
Si votre client vous a donné son accord autrement, par téléphone par exemple, ouvrez le devis avec « Modifier » et choisissez le statut Accepté.
3. Facturer un acompte
Sur un devis accepté, ouvrez le menu ⋯ et choisissez « Facturer un acompte ». Deux calculs sont possibles :
- Pourcentage du devis : appliqué au montant HT du devis, la TVA suit ;
- Montant TTC : la somme que votre client verse, dont Kinvo déduit le HT.
La fenêtre affiche le montant de l'acompte et ce qui restera à facturer. « Créer la facture d'acompte » l'émet aussitôt ; il reste à l'envoyer, depuis l'écran Factures, menu ⋯, « Envoyer par email ». Vous pouvez facturer plusieurs acomptes, tant qu'ils ne dépassent pas le total du devis.
4. Facturer le solde
Quand la prestation est terminée, ouvrez le menu ⋯ du devis : l'entrée s'appelle « Facturer le solde » s'il a reçu des acomptes, « Convertir en facture » sinon. Kinvo reprend les lignes du devis, déduit les acomptes déjà facturés, contrôle les mentions obligatoires et émet la facture. Envoyez-la ensuite depuis l'écran Factures.
Bon à savoir
- Dans l'écran Factures, le filtre « Acomptes » regroupe les factures d'acompte, qui portent aussi l'étiquette ACOMPTE dans la liste.
- Un devis ne se convertit qu'une fois : il garde le lien vers sa facture.
- Un acompte facturé en trop s'annule par un avoir, comme toute facture émise.
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