Les factures récurrentes
Un client facturé chaque mois du même montant ? Kinvo garde la facture comme modèle et la ressort au bon moment : prête à relire, ou envoyée toute seule si vous le choisissez.
En bref
- Au choix : chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre ou chaque année.
- Par défaut, Kinvo prépare la facture et vous prévient par e-mail : vous la relisez, puis l'émettez.
- Avec l'envoi automatique, elle part seule chez votre client, et vous recevez un récapitulatif.
- Tout se règle dans Factures, onglet « Récurrentes ».
1. Rendre une facture récurrente
Deux chemins mènent au même résultat :
- à la création d'une facture, choisissez un rythme dans le champ « Répéter » avant d'enregistrer ;
- sur une facture existante, ouvrez le menu ⋯ et choisissez « Rendre récurrente », puis le rythme et, si besoin, la date de la dernière facture.
Kinvo garde le client, les lignes, la TVA et le délai de paiement comme modèle, et annonce la date de la prochaine facture. Une facture du 31 passe au 30 ou au 28 les mois plus courts, puis revient au 31.
2. Le jour venu : la facture préparée
Le matin de la date prévue, Kinvo vous envoie un e-mail et ajoute une ligne au bloc « À faire » du tableau de bord. Rien n'est encore parti chez votre client.
Ouvrez Factures, onglet « Récurrentes », et cliquez sur « Préparer ». La fenêtre de facture s'ouvre, datée du jour, avec l'échéance recalculée et l'adresse relue sur la fiche du client. Relisez, ajustez si besoin, puis enregistrez ou envoyez, comme une facture ordinaire (voir Créer et envoyer une facture). La récurrente passe alors à la date suivante.
Vous avez changé une ligne ou un montant pour de bon ? Cochez « Garder ces modifications pour les prochaines factures » avant d'enregistrer : le modèle les reprendra.
3. L'envoi automatique
Pour qu'une facture récurrente parte sans relecture, ouvrez son menu ⋯ dans l'onglet « Récurrentes » et choisissez « Envoyer automatiquement ». Kinvo vérifie que la fiche du client porte une adresse e-mail, rappelle le destinataire et le montant, puis contrôle les mentions obligatoires, comme à l'émission.
Le matin de la date prévue, Kinvo émet la facture, avec le numéro suivant de la série, et l'envoie à votre client comme le ferait le bouton « Envoyer » : même e-mail, même PDF, même bouton « Payer ». Vous recevez un récapitulatif : les factures parties, celles qui n'ont pas pu partir et pourquoi (la limite du plan Gratuit, une adresse manquante…), et celles qui restent à émettre.
« Arrêter l'envoi automatique », dans le même menu, ramène la facture à la préparation.
4. Pause, rythme et fin
- Modifier le rythme : change la fréquence, la date de la prochaine facture ou celle de la dernière.
- Mettre en pause : Kinvo ne prépare plus rien, et ne vous prévient plus, jusqu'à « Reprendre ».
- Supprimer : la récurrente disparaît ; les factures déjà émises ne changent pas.
Une récurrente dont la date de fin est passée devient « Terminée ». « Modifier le rythme » la relance avec une nouvelle date.
Bon à savoir
- Au plan Gratuit, chaque facture émise compte dans la limite mensuelle, qu'elle soit préparée ou envoyée automatiquement.
- Un avoir ou une facture d'acompte ne peut pas devenir récurrent.
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Préparées ou envoyées toutes seules, vos factures récurrentes partent à l'heure.
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