Facturer un particulier ou une entreprise : ce qui change

Même prestation, deux clients : un particulier qui vous confie un travail pour lui-même, une entreprise qui vous le commande pour son activité. Sur le papier, les deux factures se ressemblent. Pourtant, les mentions obligatoires, les délais de paiement, les recours en cas de retard et, depuis la réforme, le chemin que prend la facture ne sont pas les mêmes.

Ce qui ne change pas

Quel que soit le client, une facture porte les mêmes mentions de base :

• la date d'émission et un numéro unique, pris dans une suite chronologique et continue ;
• votre nom ou votre dénomination, votre adresse et votre numéro SIREN ou SIRET ;
• le nom et l'adresse du client ;
• la date de la vente ou de la prestation ;
• la désignation précise de ce qui est vendu, la quantité et le prix unitaire hors taxes ;
• le taux et le montant de la TVA, le total hors taxes et toutes taxes comprises, ou la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si vous êtes en franchise.

La liste complète, avec les cas particuliers, figure dans notre guide des mentions obligatoires.

Avec un particulier

La facture n'est pas toujours obligatoire. Pour une prestation de services, une note doit être remise dès que le prix dépasse 25 € TTC ; en dessous, seulement si le client la demande. Pour une vente de biens à un particulier, la facture n'est due que s'il la demande : un ticket ou un reçu suffit sinon. En pratique, émettre une facture reste la meilleure habitude : elle vous sert de preuve, et elle alimente votre comptabilité.

Pas de pénalités de retard imposées sur la facture. La mention du taux des pénalités et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement concernent les relations entre professionnels. Rien ne vous empêche de prévoir des pénalités dans vos conditions générales, mais l'indemnité de 40 € ne s'applique pas à un consommateur.

Un délai de paiement libre. Aucun plafond légal ne s'impose : c'est ce que vous avez convenu avec votre client qui compte, par exemple un paiement à réception.

Un médiateur à indiquer. Tout professionnel qui vend à des consommateurs doit leur permettre de recourir gratuitement à un médiateur de la consommation, et leur en donner les coordonnées, en général dans ses conditions générales ou sur son site. Si vous vendez des biens, d'autres informations s'imposent aussi, comme la garantie légale de conformité.

Avec une entreprise

Une échéance obligatoire, et plafonnée. La facture indique la date à laquelle le paiement doit intervenir. Entre professionnels, le délai ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date de la facture, ou 45 jours fin de mois si vous l'avez convenu ; sans accord, il est de 30 jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation. Notre article sur les délais de paiement détaille ces règles.

Trois mentions de plus. Le taux des pénalités de retard, qui ne peut être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal ; l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement ; les conditions d'escompte pour paiement anticipé, même pour dire qu'il n'y en a pas. Les pénalités sont dues dès le lendemain de l'échéance, sans qu'un rappel soit nécessaire : voir les pénalités de retard.

De nouvelles mentions avec la réforme. La facturation électronique ajoute quatre informations : le numéro SIREN du client, l'adresse de livraison des biens quand elle diffère de l'adresse du client, la nature des opérations (livraisons de biens, prestations de services, ou les deux) et, le cas échéant, l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits.

Chaque mention manquante sur une facture entre professionnels peut coûter une amende fiscale de 15 €, plafonnée au quart du montant de la facture.

La facturation électronique trace la ligne

Entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA, les factures passent désormais par le circuit réglementaire, d'une plateforme agréée à l'autre. Toutes les entreprises doivent pouvoir les recevoir depuis le 1er septembre 2026 ; les TPE, les PME et les micro-entreprises devront les émettre ainsi à partir de septembre 2027.

Une facture à un particulier ne passe pas par ce circuit : elle continue de lui être remise comme aujourd'hui, par e-mail ou sur papier. En revanche, les données de ces ventes, montant et TVA notamment, devront être transmises à l'administration, selon le même calendrier. Tout est expliqué dans notre guide de la facturation électronique.

Un même client peut être l'un ou l'autre

C'est l'usage qui décide, pas la personne. Un artisan qui vous commande un site pour son entreprise est un client professionnel ; le même qui vous confie la décoration de son salon est un particulier. En cas de doute, demandez-lui son numéro SIREN : s'il vous le donne pour cette commande, facturez-le comme une entreprise, avec toutes les mentions qui vont avec.

Dans Kinvo

Chaque fiche client indique s'il s'agit d'un professionnel ou d'un particulier. Avant d'émettre une facture à un professionnel, Kinvo vérifie les mentions qu'il peut contrôler, comme l'échéance, les pénalités, l'indemnité de 40 € ou le SIREN du client, et vous propose d'ajouter les conditions de paiement qui manquent. Une facture à une entreprise raccordée peut partir par le circuit ; celle d'un particulier part par e-mail, avec un lien de paiement si vous encaissez par carte.