Paramétrer votre entreprise
Tout ce que vos factures disent de vous vient d'un seul endroit : Paramètres. Quelques minutes suffisent, une fois pour toutes, et Kinvo s'en sert sur chaque facture et chaque devis.
En bref
- Menu, « Paramètres » : un bloc par sujet, un bouton « Enregistrer » en bas de page.
- Le SIRET, l'adresse et les conditions de paiement comptent parmi les mentions obligatoires.
- Deux cases décident de la TVA et du livre des recettes : assujetti, et régime micro.
- Le logo est réservé aux plans payants.
1. Informations générales
- Nom commercial (obligatoire) et Raison sociale, si elle est différente.
- Statut juridique : auto-entrepreneur, EI, EURL, SARL, SASU, SAS, SA… Une société doit aussi indiquer son capital social, dans les mentions légales (plus bas).
- Taille de l'entreprise et Code APE : exigés pour la facturation électronique. Le code APE figure sur votre avis de situation INSEE.
- SIRET : imprimé sur vos factures. Il identifie aussi votre entreprise dans le circuit de la facturation électronique ; une fois sa vérification demandée, il ne se modifie plus depuis cette page.
- Je suis assujetti à la TVA : décochez la case si vous êtes en franchise. Le taux de TVA disparaît alors des factures, et Kinvo imprime la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
- Je relève du régime micro (micro-BIC ou micro-BNC) : ouvre le livre des recettes, que ce régime rend obligatoire (voir Le livre des recettes). Ni la forme juridique ni la TVA ne le déterminent : en cas de doute, votre expert-comptable tranche.
- Régime de TVA et N° TVA intracommunautaire : le régime est exigé pour émettre par le circuit de la facturation électronique.
2. Coordonnées
Adresse, code postal, ville, pays, téléphone, e-mail et site web s'impriment sur vos documents. L'e-mail compte doublement : c'est à lui qu'arrivent les réponses de vos clients à vos factures et à vos relances.
3. Coordonnées bancaires
Banque, IBAN et BIC s'affichent sur vos factures, pour que vos clients puissent vous régler par virement. L'IBAN est aussi exigé pour émettre par le circuit de la facturation électronique.
4. Conditions et mentions légales
- Nature de vos opérations : prestation de services, livraison de biens, ou les deux. Pré-remplit vos nouveaux documents, modifiable au cas par cas.
- Délai de paiement par défaut : comptant, 15, 30, 45 ou 60 jours. Il calcule l'échéance proposée sur chaque nouvelle facture.
- Conditions de paiement par défaut : imprimées sur chaque facture. Entre professionnels, elles doivent indiquer le taux des pénalités de retard, l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement et les conditions d'escompte, même pour dire qu'il n'y en a pas. S'il en manque, Kinvo les signale à l'émission et peut les ajouter pour vous.
- Mentions légales supplémentaires : ce que votre situation impose en plus, par exemple « SAS au capital de 1 000 € » ou une dispense d'immatriculation.
5. Le logo
Bloc « Logo de votre entreprise », « Choisir un fichier » : une image PNG ou JPG de 2 Mo au plus. Il s'imprime en tête de vos factures et devis. Le logo est réservé aux plans payants ; « Supprimer » le retire à tout moment.
6. Enregistrer
Le bouton « Enregistrer », en bas de l'écran, enregistre d'un coup les informations de l'entreprise ; le bloc « Mon profil » a son propre bouton. Vos prochaines factures et vos prochains devis reprennent aussitôt les nouvelles informations.
Bon à savoir
- Les autres blocs de la page ont leur guide : Paiements en ligne, Facturation électronique et Mon équipe.
- La « Zone dangereuse », en bas, supprime votre compte. Vos factures et votre livre des recettes restent alors conservés dix ans, sans accès, comme la loi l'impose : téléchargez-les avant si vous voulez les garder.
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