Facture proforma : à quoi elle sert, ce qu'elle n'est pas

Un client vous demande une « facture proforma » avant de passer commande. Le document ressemble à une facture, porte presque les mêmes informations, et pourtant il n'en est pas une. C'est précisément ce qui le rend utile, et ce qui rend les erreurs faciles. Voici à quoi il sert, ce qu'il doit contenir, et ce qu'il ne faut jamais en faire.

Une proforma, c'est quoi ?

Une facture proforma est un document commercial qui annonce, avant la vente, ce que sera la facture : les produits ou les prestations, les prix, la TVA, les conditions de paiement et de livraison. Aucun texte ne l'impose ni n'en fixe le contenu. Elle n'a aucune valeur comptable ni fiscale : elle ne constate pas une vente, elle la prépare.

Juridiquement, elle se rapproche d'un devis. C'est une offre : si votre client l'accepte, vous êtes engagé aux conditions qu'elle annonce, d'où l'intérêt de lui donner une durée de validité.

À quoi elle sert

• Faire payer avant la livraison. Pour une commande sur mesure ou un premier achat, vous demandez le paiement d'avance. La proforma dit au client combien verser, et à quel titre.
• Obtenir un financement. Une banque, un financeur de formation ou un organisme d'aide demande souvent un document chiffré avant d'accorder les fonds. Un devis convient parfois ; certains réclament une proforma.
• Faire valider une dépense. Dans une grande entreprise ou une administration, l'acheteur a parfois besoin d'un document chiffré pour engager la dépense et émettre son bon de commande.
• Vendre hors de l'Union européenne. Un client importateur en a souvent besoin pour ses démarches : licence d'importation, ouverture d'un crédit documentaire auprès de sa banque. Et pour un envoi sans vente, comme des échantillons, elle accompagne le colis pour en indiquer la valeur à la douane.

Ce qu'elle doit contenir

Rien n'est imposé, mais une proforma utile reprend ce que portera la facture, en le signalant clairement :

• la mention « Facture proforma », bien visible, en titre ;
• sa date et sa durée de validité ;
• votre identité complète et celle de votre client ;
• le détail des produits ou des prestations, avec quantités et prix unitaires hors taxe ;
• le taux et le montant de la TVA, puis le total TTC, ou la mention de franchise si vous ne facturez pas la TVA ;
• les conditions de paiement et de livraison, et votre IBAN si vous attendez un virement.

Pour le reste, les mentions obligatoires d'une facture sont un bon modèle : la vraie facture devra les porter.

Ce qu'elle n'est pas

Une facture de votre suite

Une proforma ne prend jamais un numéro de vos factures. Vos factures suivent une suite chronologique et continue, sans trou ni doublon ; une proforma numérotée dans cette suite, et jamais suivie d'une vente, y laisserait un trou impossible à justifier. Donnez-lui sa propre numérotation, ou aucune. Voir les règles de numérotation.

Une pièce comptable

Elle n'entre ni dans votre chiffre d'affaires, ni dans votre déclaration de TVA, ni dans votre livre des recettes. De son côté, votre client ne peut pas déduire la TVA qu'elle affiche : seule une facture ouvre ce droit.

Une facture électronique

Avec la réforme de la facturation électronique, les factures entre entreprises circuleront dans un format structuré, transmises par une plateforme agréée qui en déclare aussi les données à l'administration. La proforma reste en dehors : ce n'est pas une facture, elle ne se transmet pas par ce circuit. La facture qui la suivra, elle, y entrera. Voir ce qui change, et quand.

Le client a payé : il faut une vraie facture

C'est l'erreur la plus fréquente. Un paiement reçu sur une proforma reste un encaissement, et il appelle une facture. Si la livraison ou la prestation n'a pas encore eu lieu, c'est une facture d'acompte, qui fait naître la TVA ; à la livraison, la facture de solde déduit cet acompte. Si tout est livré au moment du paiement, émettez directement la facture.

Et si la vente ne se fait pas ? Une proforma sans suite n'a rien à annuler : elle n'a jamais été une facture. En revanche, si une facture d'acompte a été émise, elle se corrige par un avoir, comme toute facture.

Proforma ou devis ?

Les deux sont des offres chiffrées, sans valeur comptable. L'usage veut que le devis serve surtout aux prestations, pour proposer un prix et le faire accepter, et la proforma aux ventes de biens, au paiement d'avance et aux démarches de votre client. Quand votre client vous laisse le choix, un devis signé fait très bien l'affaire : il engage les deux parties, et il se transforme ensuite en facture. Voir les différences entre devis et facture.

Dans Kinvo

Kinvo ne produit pas de document intitulé « facture proforma ». Il couvre le même besoin par le devis : il porte le détail, la TVA et les conditions, il a sa propre numérotation, distincte de celle des factures, et votre client l'accepte en ligne par une signature électronique. Quand il paie d'avance, « Facturer un acompte » émet la facture d'acompte, avec un bouton « Payer » si vous encaissez par carte ; la facture de solde déduit ensuite ce qui a été versé.